공공기관 전산직 N년차, 메일시스템 전환 분투기! (feat. 아웃룩 안녕)

0. 시작하면서

안녕하세요! 공공기관 전산직으로 근무하며 경험했던 메일시스템 차세대 전환 사업 후기를 공유해 드리려고 합니다.

시스템 전환은 단순한 기술적 교체를 넘어, 조직의 업무 방식을 바꾸고 보안 수준을 한 단계 끌어올리는 중요한 여정입니다. 그 과정에서 마주했던 수많은 고민과 해결의 순간들을 기록으로 남겨봅니다.

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1. 왜 메일시스템을 바꿔야 했을까?

기존 메일시스템은 몇 가지 시급한 개선이 필요한 상황이었습니다. 가장 큰 이유는 보안과 시스템 노후화였습니다.

• 보안의 취약성: 공공기관에서는 일반적으로 아웃룩(Outlook) 사용이 권고되지 않습니다. 윈도우 로그인만으로 별도 인증 없이 메일함을 열람할 수 있다는 치명적인 약점이 있기 때문입니다. 또한 데이터 파일(OST/PST)이 외부로 유출될 경우 메일 전체가 탈취될 위험도 컸습니다.
• 운영체제 지원 종료: 결정적으로 기존 메일 서버의 운영체제인 윈도우 서버 2008의 보안 업데이트 지원이 2020년에 이미 종료되었습니다. 마치 윈도우 7을 계속 쓰는 것과 같은 상황이었죠.

이러한 이유들로 인해 차세대 메일시스템으로의 전환은 선택이 아닌 필수가 되었습니다.

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2. 새로운 시작: 사업자 선정 과정

메일시스템 구축 사업은 공정한 경쟁 입찰로 진행되었습니다. 총 2개의 업체가 제안에 참여했습니다.

• A업체: 기존 시스템 구축 경험이 있어 기관의 환경을 잘 이해하고 있었습니다.
• B업체: 메일 솔루션 시장에서 높은 점유율과 인지도를 가진 강자였습니다.

두 솔루션 모두 각자의 장점이 뚜렷해 어느 쪽이 선정되어도 훌륭한 결과가 나올 것 같았습니다. 최종적으로는 시장의 신뢰도가 높았던 B업체가 사업자로 선정되었습니다.

개인적으로는 2차 인증 방식에 SMS뿐만 아니라 카카오톡 인증을 추가하면 좋겠다는 아이디어가 있었지만, 예산과 제안요청서(RFP)의 한계로 다음 기회를 기약해야 했습니다.

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3. 좌충우돌: 예상치 못한 담당자 변경

사업 진행 중 가장 큰 변수는 시스템이 아닌 ‘사람’이었습니다. 조직 개편과 인사 발령으로 인해 제가 중간에 사업을 이어받게 된 것입니다.

사실 이 사업은 총 3명의 담당자가 거쳐 갔습니다.

1. RFP 작성: 홍길동 직원
2. 기본계획 및 사업자 선정: 김철수 직원
3. 사업관리 및 시스템 오픈: 바로 저!

공공기관의 인사 이동은 때때로 업무 연속성에 큰 도전 과제를 던져줍니다. 사업 담당자로서 흐름을 놓치지 않기 위해 처음부터 다시 공부하며 프로젝트를 이끌어야 했습니다.

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고난의 연속: 주요 이슈들과 해결 과정

1) 끝나지 않는 연동: 메일시스템 간의 줄다리기

망분리 환경에서 내부 메일과 외부 메일 업체가 다른 경우, 시스템 연동은 그야말로 ‘철수와 영희의 기싸움’과 같습니다. 문제가 발생하면 서로 상대방 시스템의 문제라고 주장하기 쉽기 때문입니다.

다행히 양측 담당자분들의 적극적인 협력 덕분에 부서 및 계정 정보를 성공적으로 연동할 수 있었습니다. 사용자 편의를 위해 비밀번호 연동까지 꿈꿨으나, 시스템 오픈 후 안정화 기간의 제약으로 인해 아쉽게도 보류되었습니다.

2) 아듀, 아웃룩! : 조직도 연동 불가라는 복병

처음에는 아웃룩 서비스를 유지하려 했습니다. 하지만 새로운 환경에서는 아웃룩 내에서 조직도 정보를 불러올 수 없다는 사실이 확인되었습니다.

“아웃룩을 쓰는데 조직도 검색이 안 된다?”

이는 사용자 불만을 폭주하게 할 것이 자명했습니다. 결국 아웃룩은 백업 용도로만 남기고, 신규 시스템에서는 공식적으로 지원하지 않기로 결단했습니다. 변화를 피할 수 없다면 혁신의 시점에 과감히 정리하는 것이 낫다는 판단이었습니다.

3) AD 서비스, 이제는 안녕! : 계정 관리의 변화

AD(Active Directory)는 편리하지만, 우리 기관 환경에서 반드시 필요한지에 대한 근본적인 의문이 있었습니다. 구형 서버를 유지하는 비용과 잠재적 보안 위협을 고려했을 때, 과감히 AD 서비스를 종료하기로 했습니다. 로그인 설정 변경 등 초기 불편함은 있었지만, 장기적인 시스템 효율성을 위한 올바른 선택이었습니다.

4) 기타: 소소하지만 중요했던 이슈들

• 라이선스 확보: 신규 채용을 대비해 수량을 선제적으로 예측하고 예산에 반영했습니다.
• 스토리지 용량: 사용자당 제공 용량 부족 문제를 예방하기 위해 스토리지를 추가 확보했습니다.

시스템 오픈 후 안정화 기간 동안 처리한 사용자 요구사항만 40여 건이 넘었습니다. 단 하나도 빠짐없이 처리하며 시스템을 전장에 내보낼 준비를 마쳤던 기억이 생생합니다.

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4. 마치며

이번 메일시스템 전환 사업은 공공기관 전산직의 다각적인 역할을 상기시켜 준 소중한 경험이었습니다. 단순히 서버를 관리하는 기술자의 역할을 넘어 기획, 예산, 소통, 결단을 아우르는 관리자로서의 성장이 필요함을 느꼈습니다.

어려운 과정이었지만, 더 안전하고 편리해진 메일함을 사용하는 동료들을 보며 큰 보람을 느낍니다. 앞으로도 기관의 디지털 환경을 튼튼하게 지탱하는 전산직으로서 최선을 다하겠습니다!