메일시스템 클라우드 전환 이행에 대한 생각

연재 시리즈

📍 공공기관 메일시스템 전환 일지

• • 메일시스템 클라우드 전환 이행에 대한 생각 현재 글

클라우드 전환이라는 건 여전히 Hot한 주제라고 생각하지만 새로운 건 아닙니다. 그만큼 많은 기업에서도 클라우드로 전환을 하고 있고 여러 방법론이 있습니다.

대표적으로 6R이라고 하는 방법론, 혹은 전환 개념 정도로 볼 수 있겠습니다. 메일시스템도 6R에 빗대어 생각해보면 상용 서비스를 구매해서 사용하는 SaaS(Software as a Service)로써 Rehost나 Repurchase로 방향을 잡았습니다.

왜 메일시스템이었나?

메일시스템을 클라우드로 전환하려고 했던 이유는 여러 가지가 있겠지만, 전환을 추진하는 입장에서 보면 가장 만만해 보였습니다.

그냥 SaaS 메일 서비스에 사용자 정보를 동기화시키고, 거기에 메일 데이터만 잘 이관시키면 끝나게 되어 그닥 어려울 건 없다고 보였습니다. SaaS니까 인프라 구성은 이미 되어 있는 것이고, 보안성 검토 부분도 CSAP를 받은 서비스라면 우리가 필요로 하는 보안 요건은 만족했다고 보았습니다.

SaaS 서비스의 장점은 이미 서비스가 대부분 구현되어 있기 때문에 테스트와 요구사항 도출이 빠르게 진행될 수 있다는 점입니다. 아무리 요구사항을 상세화시켜도 결국 눈으로 보고 직접 써봐야 “아… 이런 기능이 더 필요한데..”라고 깨닫게 됩니다.

---

업무 문화를 변화시키기 위한 시도

이번 메일 전환을 통해 단순히 시스템만 바꾸는 것이 아니라, 몇 가지 업무적인 문화를 변화하고자 하였습니다.

1) 2단계 인증: 문자에서 앱 기반 OTP로

첫 번째는 2단계 인증 절차를 문자 방식에서 앱 기반 OTP(One Time Password)로 전환하려고 했습니다. 문자 서비스 기반 인증은 몇 가지 고질적인 문제가 있습니다.

• 통신사 및 기지국 이슈: 특정 통신사의 기지국 장애가 생기면 특정 지역 직원들만 인증 문자를 못 받는 상황이 발생합니다. 운영하는 입장에서는 기지국 장애 여부를 모르면 대응하기가 매우 답답해집니다.
• 발송 비용 문제: 문자 1통에 약 30원의 비용이 발생합니다. 사용자가 1,000명이고 하루 평균 4번 로그인한다고 가정하면:
  • 하루: $1,000 \times 4 \times 30 = 120,000$원
  • 한 달: $120,000 \times 30 = 3,600,000$원
  • 일 년: 약 4,320만 원

자체 OTP 앱이나 구글 OTP 등을 사용한다면 이 막대한 문자 발송 비용을 획기적으로 아낄 수 있다고 보았습니다.

2) 클라우드만의 자유로운 확장 공간

두 번째는 클라우드 인프라가 제공하는 자유로운 확장성을 보여주려고 했습니다. 구글의 G-Suite는 이미 무제한 용량을 경험하게 해주었고, 아웃룩 학생 계정도 50GB를 제공합니다.

온프레미스(On-premise) 환경이라면 사용자에게 제공 가능한 용량은 한정적일 수밖에 없습니다. 스토리지를 빵빵하게 도입하면 되지만, 도입 비용과 유지관리 비용이 늘 걸림돌이 됩니다.

“많이 쓰는 사람에게는 자유롭게 더 확장해 준다”는 개념을 도입하여, 사용자들이 용량이 꽉 차서 메일을 못 받게 된다는 심리적 부담을 줄여주고 싶었습니다.

3) 앱 서비스의 실질적인 활용

마지막으로 모바일 앱 서비스 제공이었습니다. 상용 메일(네이버, 다음 등)은 보안 제약상 사용하면 안 되는 경우가 많습니다.

기존 웹 기반 서비스는 메일 확인을 위해 매번 브라우저 로그인을 해야 했지만, SaaS 앱은 Push 알림 기능을 통해 즉각적인 수신 확인이 가능하다는 점이 큰 매력이었습니다. 이를 통해 POP3나 IMAP 기능을 열어달라는 보안상 위험한 요구를 어느 정도 해소할 수 있었습니다.

---

마치며

메일시스템에 대한 클라우드 전환을 시작으로 앞으로 더 많은 서비스와 정보 인프라들을 클라우드로 전환시켜 통합적 관리 체계로 서비스 수준을 높여가고자 합니다.

IT 영역은 늘 그렇듯 통합하면 분리하고, 분리하면 다시 통합하는 흐름이 반복되지만, 당분간의 흐름은 통합과 효율화에 집중될 것으로 보입니다. 클라우드는 그 흐름의 중심에 서 있습니다.